編者按:大型的集團企業用戶是否有必要引入電子合同系統,在選擇電子合同系統時需要關注哪些核心功能和服務?下面,我們將為您詳細介紹集團企業用戶采用電子合同的必要性及相應的解決方案。

對外的合同簽署和對內的業務審批是集團企業應用電子簽名的主要場景。集團企業龐大的業務量和復雜的組織架構決定了其合同的簽署和審批是相互割裂的,繁瑣的簽約流程和審批環節造成合同簽署效率低,簽署周期長,甚至會影響業務的進展。對于涉及多地子公司及業務的企業,還會面臨異地簽署審批的問題,線下面前成本高,效率低。電子簽名能夠實現在線審批、簽署,提高企業運行效率。關于痛點的分析和詳細的解決方案見下文。

 

?  痛點分析

1.效率低:傳統的集團企業模式下,簽約流程繁瑣,審批環節多,需要協調多級或多部門負責人的時間,簽署效率低。在涉及異地簽署時,線下面簽的效率問題更加突出。

2.體驗差:大多數企業采用了不同的審批和簽署系統,員工需要在多個系統之間切換,流程卡頓。

3.成本高:集團企業的合同量大且類目復雜,法務相當一部分工作量耗在了整理合同方面。紙質合同線下存儲和管理成本高,且效率低。

4.工作量重復:無紙化辦公已成為一種趨勢,大部分企業都或多或少地引入了包括財務管理系統、CRM系統、ERP系統等,但無法實現全程電子化,需要線上線下重復錄入審核,造成工作量的浪費。

 

?  解決方案

電子簽名的使用能夠解決以上痛點問題:由于電子簽名具有和手寫簽名相當的法律效力,且電子簽名系統提供了PC/app/微信/釘釘等多種簽署渠道,員工可隨時發送審批文件,領導可隨時審批并簽署,簽署效率更高;電簽名系統能夠同時實現簽署和審批的功能,使用流暢;電子簽名系統的合同管理功能能夠實現合同的自定義分類管理,也可以按部門分類查看,或者按簽署時間指定查看特定階段內的合同,管理員也可以按關鍵字、簽署時間等模糊查找相應的合同,合同管理效率高;電子化簽署審批可以說是企業無紙化辦公的最后一環,通過與企業其他管理系統的集成實現信息的同步。在此基礎上,電子簽名服務商針對集團企業場景提供了如下核心功能和服務。

1.部署方式:集團企業通常會有自己成熟的管理系統,通常要求電子合同平臺能夠實現本地部署或系統集成部署,從而與集團已有的系統對接。

2.企業賬戶權限管理:企業可搭建與公司架構相一致的組織架構,并分配具體的賬戶操作權限。

3.簽署審批流設置:集團企業的合同簽署可能涉及財務、法務、老板等多個部門或級別,完善的簽署審批流設置打通簽署和審批的閉環,提供簽署審批效率。

4.公章授權管理:集團企業賬戶通常涉及多種用途的公章,對人事章、財務章、合同章的分別授權能夠提高簽署審批的效率。

5.組合簽署驗證方式:集團企業使用電子合同的場合有所不同,包括對內的審批和對外的合同簽署等,合同的重要性和級別會有所不同,靈活的簽署驗證方式能夠兼顧效率和安全。

6.保全公證:完成合同簽署之后,可申請一鍵保全,對某些標的額較大的合同進行保全,以保障合同效力。

7.電子簽名險:用于出現合同失效或數據丟失/泄露的情況下進行賠付。

 

?  小結

集團場景下電子合同的應用的范圍較廣,包括對內的財務合同、人事合同等,以及對外的業務合同、合作合同等,因此電子合同系統正逐漸成為集團企業管理系統中重要的一部分。可靠電子簽名系統的集成能夠簡化簽署審批流程,提高工作效率,避免出現因為簽名跑斷腿的問題。那么,市面上有哪些提供可靠電子簽名的服務商,以及各家分別有什么優劣勢,是否適合集團企業用戶,哪家更靠譜呢?更多關于電子合同服務商核心功能的對比評測見:《國內主流電子合同服務平臺綜合對比》

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